Vērojot neskaitāmas aizstāvēšanas un dažādas konferences, aizvien vairāk sāku pieķert sevi pie domas, ka uzstāšanās laikā mana uzmanība lēnām aizplūst no runātāja uz prezentāciju, bet ne pozitīvā nozīmē. Un sāku analizēt – kāpēc tā? Atbilde ilgi nebija jāmeklē – daudzas prezentācijas tiek pārvērstas vairāk par savu iemaņu demonstrēšanu animāciju izmantošanā, nevis kā gudru instrumentu, lai papildinātu stāstīto. Principā, uzstāšanās runa, runātājs un prezentācija ir viens kopums – komplekts, kur visām komponentēm jāpapildina vienai otru. Redzot ar specefektiem pārbagātinātu prezentāciju, man rodas jautājums: kāpēc pats runātājs rāmi stāv vai sēž auditorijas (tagad arvien biežāk arī tiešsaistē) priekšā, bet nelēkā, nepietupjas, neiebļaujas, nesmejas, neraud vienlaicīgi? Tāpēc, ka ikviens saprot, ka tāda uzstāšanās auditorijā viennozīmīgi izsauktu neviennozīmīgu reakciju un runātāju visdrīzāk noturētu, labākajā gadījumā par ekstraordināru personību. Tieši tas pats taču attiecas arī uz prezentāciju – tā nav specefektu uguņošana, bet gan runātāja palīgs – ļoti labi pārdomāts un strukturēts palīgs. Laikā, kad pasaulē auditorijas uzmanības noķeršana ir būtiska un vairāk vai mazāk valda minimālisms (pat pasaules slavenākie zīmoli savus logo pārveidojuši askētiskākus, ne tikai krāsainus, tādejādi radot lietišķāku un nopietnāku iespaidu) vai lakonisms, tas jo īpaši ir svarīgi.

Prezentācijai arī ir etiķete

Tieši tāpat, kā runai un runātāja uzvedībai kopumā, arī prezentācijai ir sava etiķete. Mūsdienās, kad noteicošais ir spēja pielāgoties jaunajai, straujajai pasaulei, kur mērķauditorijas ir izlutinātas (labā nozīmē) ar dažnedažādiem komunikācijas veidiem, noķert un noturēt auditorijas uzmanību ir īpašs izaicinājums. Tāpēc šobrīd jo īpaši svarīgi ir radīt par sevi vai savu uzņēmumu reputāciju, kas par mums pasaka būtiskus atslēgas vārdus: stabils, ilgtermiņa, interesants, vajadzīgs, uzticams, radošs. Komplektam, par kuru minēju iepriekš, jāatbilst šiem pašiem atslēgas vārdiem. Mūsu uzstāšanās būtībā ir ne tikai vēstījuma paušana, bet arī reputācijas veidošana – gan personīgās, gan uzņēmuma. Atkarīgs no uzstāšanās mērķa. Tāpēc arī prezentācija veidojama nevis kā efektu demonstrējums, bet mūsu vēstījuma un reputācijas vēstnesis. Tā ir prezentācijas veidošanas etiķete, par kuru plašāk arī tālāk.

Stāsts jeb strukturēts palīgs

Prezentācija, tās noformējums un saturs ir strukturēts atbalsts runātājam, ar savu ievadu jeb sākumu, iztirzājumu un nobeigumu. Principā prezentācija ir stāsts, tikai vizuālais stāsts, kas papildina runātāja verbālo stāstījumu. Tomēr gan viens, gan otrs iet stingrā tandēmā – runātājs papildina prezentācijā minēto informāciju, prezentācijas saturs papildina runu. Tikko šajā ir disharmonija, auditorija pievērsīsies vai nu vienam, vai otram, lielākoties nesapratnes dēļ, jo redzētais un dzirdētais nebūs vienots stāsts.

Ieteikumi:

• Izmantojiet prezentācijā interesantus vārdus, kas piesaista auditorijas uzmanību. Tie var būt vārdi ar skaļāku nozīmi (tomēr ne divdomīgi), vecvārdi (šo aizvien biežāk izmanto mediji), profesionālā leksika (tomēr nepārsātināti, vislabāk profesionālos nozares vārdus turpat prezentācijā arī atšifrēt);
• Informācijai jābūt viegli uztveramai;
• Tekstam un foto jābūt izvietotam proporcionāli;
• Katram slaidam jābūt virsrakstam, lai auditorijai jebkurā brīdī ir skaidrs, par ko ir runa konkrētajā slaidā;
• Numerāciju tekstā jāizmanto, ja ir svarīga secība – no svarīgākā uz mazāk svarīgo;
• Arī punktējumi (bullets) jāizmanto loģiski, cenšoties izvairīties no daudzpakāpju slāņiem;
• Burtu lielumam visos slaidos jābūt vienādam, nav ieteicams samazināt tekstu, cenšoties slaidā iespiest visu vēlamo informāciju. Tas nozīmē, ka jāveido vēl viens slaids vai kritiski jāizvērtē informācijas daudzums;
• Teksta stils gan var mazliet atšķirties, tomēr, ja tiek izmantoti vairāki burtu stili, tam joprojām jābūt gaumīgi un stilistiski saskaņoti (iespējams, ar uzņēmuma vai tēla korporatīvo stilu). Labs palīgs burtu stilu un veidu kombinēšanā atrodams internetā. Katru gadu tiek publicētas gan populārākās krāsas, gan burtu stili, gan tekstūras – kas modē šajā gadā);
• Slaidā nav jāievieto visa informācija, kuru runātājs pasaka mutiski – šī ir tipiskākā prezentāciju veidošanas kļūda. Nereti pietiek ar atslēgas vārdiem vai frāzēm – uzmanība ir piesaistīta, bet pārējais runātāja pārziņā;
• Attēli tiek ievietoti pēc būtības un jēgas, nevis ilustratīvi vai vienkārši tāpēc, ka tā smukāk – pārsātinājums var radīt bērnišķīgu iespaidu;
• Visiem citātiem (ne autora), dzejai, prozai utt. jābūt ar atsaucēm uz autoriem;
• Viens klikšķis – viens slaids, nevis uz katru teikumu pa klikšķim (atvainojos par neliterāro latviešu valodu, bet šis visspilgtāk raksturo situāciju, kad katrs teikums slaidā uzlec tikai tad, kad runātājs ir nospiedis taustiņu). Lai arī sekundes, tomēr tas aizņem laiku un novērš runātāju no domas;
• Pēc nepieciešamības var izmantot diagrammas un tabulas, jo tās veiksmīgi strukturē informāciju un auditorijai vieglāk ļauj uztvert, piemēram, pētījumu rezultātus. Katrai diagrammai un tabulai jābūt parakstam un skaitļiem atšifrētiem (procenti, daudzums, utt.);
• Visbeidzot – gramatika! Prezentācija pirms uzstāšanās jāpārlasa vairākas reizes, ja nav pārliecības, ka gramatiski viss ir pareizi, vienmēr ir draugs vai paziņa, kas var izpalīdzēt ar skatu no malas. Šo pieeju var izmantot, lai saprastu, vai prezentācijā paustā doma ir skaidri uztverama;
• Prezentāciju vēlams saglabāt gan zibatmiņā, gan nosūtīt sev uz elektronisko pastu – tas pasargā no pārpratumiem.

Šo sarakstu var papildināt vēl un vēl, tomēr pats galvenais atcerēties, ka uzstāšanās veiksme nav atkarīga tikai no verbālās komunikācijas vai uzrunas satura. Uzstāšanās izdošanās ir atkarīga arī no prezentācijas.

Ir ļoti daudz dažādu programmu, kurās veidot prezentācijas. To veidi un atskaņošanas formāti (dažām programmām nepieciešams internets, kas var sarežģīt situāciju) arī ir dažādi, tāpēc jāizvēlas viens un tas kārtīgi jāiepazīst, lai katru reizi prezentācijas veidošana sokas ātri un kvalitatīvi.

Lai izdodas!

Autore: Biznesa augstskolas Turība Komunikācijas virziena vadītāja Jana Bunkus